十几天前暂时放下工作,准备迎接新年的我们没有想过疫情会如此严重。现如今,发展至这样的局面,返工尚且不提,连出门都变得困难。这也就是为什么Skywen天问信息最终决定先各自在家远程办公的主要原因

由于是首次尝试全员性质的远程办公,我们在这种办公模式下进行了尝试和探索,及时发现问题,思考问题,解决问题。本文就主要围绕我们为探索远程办公所做的具体实践内容展开。

目  录

  • 远程办公的优势
  • 远程办公的劣势
  • 建立规则
  • 遇到的问题
  • 解决方式
  • 工具推荐 
  • 总结

在正式启动这种办公模式之前,我们有必要先认识认识它,摸摸它的底,看它可能带来哪些效益,又可能伴随着哪些负面影响,首先我们对它的利弊进行了分析

远程办公的优势

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优势
对于员工来说 | 减少了通勤时间的浪费
| 自由选择办公地点,提高环境的舒适度、自由度
| 更加灵活地分配时间
| 特殊社会群体也能得到就业机会
对于企业来说 | 招收人才可以不受地点的约束
| 节省基础设施成本

远程办公的劣势

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| 劣势 |
| :---: | :---: |
| 对于工作来说 | 沟通交流变复杂,即使是视频通话,
也有因缺乏实操而无法准确传达意图的可能性 |
| | 沟通的即时性缺失 |
| | 容易分心,工作效率低下 |
| 对于管理来说 | 无法确认员工工作状态 |
| | 员工间缺乏交流,不利于团队凝聚力的形成 |

小结:远程办公是机遇也是挑战,它的优势主要体现在时间成本和基础设施成本的减少,可塑空间大,劣势主要体现在沟通、效率和管理上。因此我们需要做的就是在有效的管理方式下,尽量为员工创造时间和空间上最大的发挥空间,以此达到远程下办公效率的最大化。

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正如上文所说,远程办公的第一步是建立有效的管理方式,管理者掌握主动权,且其举措几乎左右着远程办公的秩序和最终效果。在此基础上远程办公的“规则”应运而生,这也是远程办公的前提和准则。

建立规则

汇报规则——日报+周报

为便于及时响应和反馈,我们采用日报+周报的形式来验收工作成果以及解决工作中遇到的困难。日报对于员工自身来说是一个复盘和反思的机会,能够很好地督促个人每日输出;对于项目来说,有助于进行工作计划的调整和促进,推动项目进程;对于管理来说,有助于了解员工工作进展和配合情况。

2020.02.05 - 开工第一天丨2020年Skywen天问信息在家办公的一天-天问信息博客平台

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时间规则——无强制限制

  • 因每个人实际情况不同,所以2月1日-2月7日的办公效率和办公时间可以自行安排,不作上班时间的强制限制
  • 在此期间,要尽量保证自己微信 / Worktile 的联系效率,尽量第一时间答复和确认工作以及项目沟通,如遇特殊情况,及时先说明。

简而言之,即在确保联系效率的前提下不做上班时间的强制规定,充分考虑到了员工的个人习惯和特殊情况。这样做使得员工对个人时间的分配具有自主性和灵活性,一定意义上提高时间的有效性,同时也是出于疫情,随时可能有特殊情况发生,宽松管理便于应对未知事件。

小结:“规则”建立完毕后,人人心中顿时有数了,员工是处于既主动又被动的地位,也就是说我完成工作并汇报,至于具体时间怎么分配是我自己的事,那么我对于整个远程工作期间的行为有了明确的方向和认知,剩下的就是落实到具体工作内容上了,那么工作又该如何具体展开呢?我们在工作内容的具体实施方案上反复了发现问题——解决问题的过程,最终摸索出了一些门路。以下就是实施过程中的具体问题和解决方法。

遇到的问题

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解决方式

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项目排期

一如我们前期的工作习惯,在即将开启工作时,我们首先拿出排期表,根据实际情况做出相应调整,便快速将人员分配拉上了正轨,接下来,所有人便只需跟着既定目标走。

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小结:计划是组织协调的前提,也是工作安排的依据。因此,无论是项目进程、运营,还是整体工作安排,都需要一个准则,而这个准则就是项目排期表,出于前期的工作习惯,在这个特殊时期,它直接派上了用场。项目排期始终是工作的首位,当我们所做的事有了一个依据和目标,就能得心应手得多。

小范围通话解决

通话,不管是视频通话还是语音通话都是远程交流的最直接方式。在远程办公时,参照集体办公的常态,以小范围沟通为原则,加之杭州团队和绍兴团队本身积累的远程交流经验,在疫情期间直接发挥了作用。有什么需求,谁是直接关系者,就找谁交流,将时间和人员的利用有效化、最大化。

视频会议

集体办公开展面对面会议时,首先要确保相关人员都在,其次人员聚拢也需要时间成本,而视频会议跨越了这些限制,只借助互联网就能达到甚至超出面对面交流的效果。同时,出于监督目的,视频会议的频率也许高于实际面对面会议,会议内容也许超出工作范畴,会议时间却有效压缩,实现更高效化。我认为视频会议在某种意义上会具有例行公事的效果,是助于团队管理和发展的,也是助于员工自身工作氛围形成的。

小结:可视化交流是最自然的交流方式,既然远程办公最大的难题是距离,那我们就选用视频会议来消除距离感,增强员工互相之间的信赖感,也直接增加了老板和员工之间的束缚。

保障日常交流

正如我们在集体工作时,不可能所有的交流都围绕工作,总会包含一些闲谈日常的成分,远程办公也一样,即时分享正在发生的事、讨论疫情、唠唠家长里短等等,一方面让工作更有平常感,一方面保障正常的人际往来,一定程度上也有利于稳定人心,促进团结。

幸运的是,疫情还没有发生到我们自己头上,但多少影响了我们的日常生活,也有员工的出行被严重限制,以至于失去办公的条件,我们也会在群聊中及时关照他的情况,以我们的关怀化解他心中的一丝焦虑。

自我管理

没有了自我管理,说什么都是虚的,制定了共同目标,也需要有人认真去实现。远程办公不比集体办公,首先没有办公氛围的烘托,需要自己在自己的办公场所静下心来;其次没有硬性的时间规定,需要自己分配好时间。因此,在远程办公的模式下,我们能做到的就是在保持线上交流、保证项目完成的基础上合理管控自身的心态、习惯和效率。

问题总是在实践的过程中被发现,却也有赖于实践而得到解决,而实践的过程又依附于各种工具平台,在此默默感谢一下一直支持着我们工作的工具朋友们,以下工具荣获提名,诚挚推荐给大家。

工具推荐

待办任务安排——Worktile

Worktile是一个企业协作办公平台,帮助企业进行项目管理、知识库搭建,以及日常审批等,我们的项目交流主要建立在这个平台上,且所有项目、任务公开透明化。我们在这里及时建立所有待办任务,及时反馈所有项目进程、问题,及时交流所有意见、想法。而重要的是,worktile是我们此前一直使用的协作工具,不管是面对面还是远程工作,项目的沟通平台不变,因此消除了异地协同的距离感。并且,我们将worktile与微信联动,任何与自己相关的worktile通知提示都直接同步至微信客户端,避免消息的遗漏。上文中提到的日报+周报的工作汇报形式也能在Worktile中得到落实。

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团队文件管理——语雀

语雀是一个文档与知识管理工具,帮助企业进行知识库的管理。远程办公要求企业所有的文档信息都能统一集中,一方面便于员工进行搜索、查看,另一方面对于企业自身也能形成完整的知识库体系。而语雀便是我们一直以来所选择和使用的平台,在它的帮助下,我们做到了文档的规范化管理,包括前面提到的项目排期表也是在此建立,且不同知识库下的目录能得到可视化编排,一目了然。

多人协作编辑——语雀、石墨

一个文档多人同时操作不管是在面对面还是远程办工上都已成为基本需求,我们选用语雀和石墨两个平台,即时保存、即时更改、即时协作,节省了大量的时间成本,毕竟如果像word文档那样一人编辑完交给下一个人编辑,不仅容易造成文档丢失或错乱,也极大降低了效率。我们在两者使用方向上的区别主要在于,语雀用于知识库建立和管理,石墨因其同步响应速度达到毫秒级,主要用于多人同时协作。但两者都能做到多人协作编辑,针对实情,按需所取。

  • 语雀

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  • 石墨

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集体视频会议——腾讯会议

腾讯会议是我们这次远程办公的云会议协作平台,这次出于疫情,免费开放300人在线会议功能。我们选择它的原因在于它的多渠道入会,在于它的屏幕共享,在于它的会管会控,在于它的稳定可靠。视频会议本身能给远程带来很多效益,而视频会议的工具应该将这种效益最大化,腾讯会议不负所望。

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总  结

以上就是我们关于远程办公的探索。

总的来说,远程办公在现今社会其实已经比较常见了,虽然这是目前疫情下我们不得已的举措,但尝试了一番之前没有尝试过的办公模式,对员工也好,老板也好,对企业自身也好,都是具有思考意义的。实践是检验真理的唯一标准,我们在实践中发现问题并做出相应举措,由此更好地探索、接近真理。远程办公是全新的尝试,也将开拓我们全新的思路。面对远程办公这种模式,我们需要制定计划,需要高效沟通,需要借助工具促进工作的进行,最需要的,还是自我的调节和管控。

说实话在疫情面前,长期处在室内,面对现实状况的无力感,以及每天接收网络负能量的焦灼感是很容易击退人的意志的。当我们改变不了现实的时候,只能从自身出发,尽力开创自我价值。

在文章最后,献上我们各自在家花式办公的实况。特殊时期,祝大家都能身体健康,工作顺利。

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最后,向每一位疫情中仍然坚守岗位的人致敬。

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