从三月底到四月初,天问信息绍兴总部的全体成员们,都在一起努力奋斗着同一件事,一同为“绍兴市全民健身公共服务平台”项目投标文件日以继夜的忙碌着。无论是产品、运营、还是UI设计者,都在经历着从生疏到渐渐摸出门道,然后反复修改到轮番多次审稿的过程,大家可以一起熬夜到凌晨4点。在这个过程中,我们整个团队对于投标又有了更深入的理解。在一次次的反复修改中,也积累了不少经验,相信对以后诸如此类的工作会有很大的帮助。那么今天,我们就来为大家分享一下此次的投标经历。2020.06.09 - 投标历程分享-天问信息团队博客平台

投标文件,就长这个样子了,拿到手后的第一步,先来看看这次的项目要求。

项目要求

  • 平台要求及内容:平台含app(安卓、IOS)、微信小程序、PC端三个应用,内容包含电子地图、赛事发布(报名系统)、科学健身、健身圈、全域户外五大板块。

  • 后台要求:体育场地设施定位输入(可批量)、场地实时使用情况输入、报名系统输入、公众号文章链接、健身视频上传、内容发布、数据统计等。

了解了项目要求,接下来,我们需要制定相对应的解决方案。

解决方案

以下,就是我们做出的解决方案流程。
2020.06.09 - 投标历程分享-天问信息团队博客平台

1.分工明确

首先当然要明确分工,划分清楚各自的职责,避免出现工作内容重复、效率低下、无从下手和推进等问题。
产品负责整体方案的策划、具体工作内容的分配等;设计负责PPT制作、PPT讲解视频的录制等;运营负责公司相关资料的准备、视频剪辑、后期审核等。

2.主次分明

标书的内容非常多,那么在时间、人力、精力有限的情况下,我们要尽可能实现标书内容上的最大化,所以采取了主次分明的做法。
先对每一部分内容进行优先级划分,分为必须拿到分的环节、可以努力冲一把的环节、量力而为的环节、完成且形式内容上不出错就好的环节等。这样细分后,大家干活的时候就有了重点,避免了把大量时间投注在“不重要”的环节上。

3.时间管理

时间管理,是每个项目都很注重的一个环节。开发项目需要一个排期,因此我们为标书准备这项工作也做了粗略的排期:即几号到几号必须完成哪些工作内容。一方面为各部分内容划分各自的工期,帮助大家更好地管理时间,工作上有目标意识,一方面也实现项目的有效推进。

说到这里不禁回想起在标书准备的末期,确切来说是最后一天。忘不了那个夜晚,我们所有人不约而同决定在这一天收尾所有工作。到了下班时间,谁也没有走,每个人都依然坚守着自己的岗位。从“预计加班到九点”到十二点的钟声敲响,再到凌晨1点,2点……最终在凌晨4点的时候,完成了所有工作,大家如释重负。
2020.06.09 - 投标历程分享-天问信息团队博客平台
▲凌晨四点的公司
你见过凌晨4点的绍兴吗?我们都见过!

4.发挥优势

标书的【主要业绩证明】这一部分是呈现公司经验和水准的重要展示窗口,我们以“十五分钟圈”、“嵊州同城站”、“城市定向赛运动管理系统”作为我们的主要业绩证明。在收集业绩材料时,除了按照资格要求或评标办法的业绩要求收集足够的资料,加入不同年度成交金额较大的业绩,这样不仅可以防止个别业绩不符合评审要求而被废标,还可以向评委展示我们丰富的经验,提升我们的综合实力。

5.技术解决方案上下功夫

技术解决方案是投标文件核心竞争力的体现之一,一份优秀的方案应该做到逻辑清晰、层次分明,而且能提出全面、优质的服务内容。要做到这些,需要具备对公司自身的充分了解以及拥有优秀的编辑能力。这次我们公司CEO李老师亲自出马,通过分析,准确把握项目的重点难点、了解对方的需求,编写出了高水准的技术解决方案。

总结问题及后续思考

| 问题 | 描述 | 思考 |
| :—: | :—: | :—: |
| 方案的反复修改 | 无法定稿,始终在修改和完善方案的路上 |
– 方案初步确立后制作PPT大框架
– 前期方案思考需全面
|
| 审核 | 工作量巨大,发现的问题比较零碎,经历多轮审稿 |
– 前期编写时细致细致再细致
– 交叉审核
|

方案的反复修改

问题:方案才是标书核心,但同时也是最复杂、最困难的一个环节,由于经验不足,导致反复修改,很难最终定稿。在这一点上,精益求精其实并不是一件坏事,类似于强迫症不达完美不罢休的心态,我们总是在不断修改中,发现新的问题,继续完善方案,导致方案不能定稿,PPT也就无法定稿,演示视频也就无法录制。

思考:

  • 在方案初稿出来的时候就可以开始制作PPT,定好大框架,避免后续的大方向改动。
  • 前期方案思考需要全面细致,好比写作文先写提纲,提纲确认下来以后补充具体内容,尽量在提纲上下功夫,确认以后再开始编写。后续修改的应该是细节而不是大纲。

**

审核

问题:众所周知,标书上但凡被发现一个标点符号的使用错误,这标书就作废了。而标书信息量巨大,一份标书就有上百页,从头浏览到尾需要大量的时间。因此在最后的审核环节,即使我们四个人共同检查,错别字、标点符号的修改还是耗费了大量精力和时间。为了避免文件传来传去修改内容不完整、重复或者文件错乱等问题,我们最终选择在一台电脑里进行集中修改,无法分工,又增加了工作量。

思考:

  • 前期编写的时候一定要细致细致再细致,为后续审核节省时间精力。
  • 对于自己编写的内容很难看出问题,因此审核需要交叉进行,审核人员不能仅仅是编写者。

**

经验总结与心得体会

总体来说,做一份投标文件的工作是非常繁琐,同时也具有技巧性。在整个工作过程中,考验了公司的整个团队,每一位员工的经验、实力、和素质。中间的每一个人,每一个环节都非常重要。在前期仔细分析完项目要求后,制定相关的解决方案,后续的资料也要准确完善。在审查之外还要注意签字盖章,确保所有流程的完整性。编写者需要十分的严谨、十分的细致和十分耐心,最后落实到每一个字和标点符号上去。

最后,其实整个过程下来,我们最在意的其实已经不再是结果了。一起努力过、奋斗过,一起熬夜到4点的那种“痛并快乐着”的感受,人生难得有几回。

2020.06.09 - 投标历程分享-天问信息团队博客平台