Skywen天问信息新媒体运营团队在内容输出上过去两年尝试了多种方式和方法来进行内容管理,内容输出,和内容运营工作。在核心的内容输出环节上,我们考虑并且尝试了很多种实现方式,近期我们学习并且尝试了PARA 知识管理学习方法,在以 Projects Areas Resources 和 Archives 四个环节为核心的知识管理方法的初步运用下,我们感觉收获良多,目前已经在尝试使用并且应用在我们的内容管理上。在此我们希望通过分享我们团队对PARA的理解以及对我们现阶段内容管理的方式进行一些总结和思考。

我们几乎生活在一个信息爆炸的时代,互联网每天产生不少于 2EB 的数据。在感叹知识时代便捷的同时,如何高效地收集并运用这些知识成为一个首要思考的问题。PARA就可以作为一种很好的知识管理体系,我们公司在做内容输出时也是运用了这一方法,具体我们是这么做的:

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Projects

每周确定要写的文章主题放置Projects,并且标注截止完成日期,作为一个硬性完成指标。

Areas

把日常感兴趣和认为可以发表的文章题材、话题都放到Areas文件夹中作为一个文章的海选池
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Resourses

平常项目进行的素材、好的文章内容都记录下来放置在Resources文件夹。可适当根据不同主题文章分类放置,在写作时可以在Resources找到合适的素材下笔。
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Archives

定稿后进行检查无误后,排版编辑推送至各个相应的平台,然后将定稿的文档存档于Archives文件夹

通过PARA的知识管理体系,我们在做内容输出时可以快捷地找到自己需要的素材点,每周或每月有计划有目标,不至于茫然不知所措无从下手,一定程度上提高了办事效率,锻炼了运营的文章撰写能力。

传统方法及弊端

在这之前,我们往往采用独立进行项目的方法。比如这周要发一篇推文,那我们在这周开始找这篇文章的素材资料,一边找一边写文,写完了在各大平台一发,原始版本的资料可能就找不到了。等进行下一个项目时再开始一边找下个项目的素材资料一边写,独立地完成一个接一个的项目。没有计划没有存档,且很多时候会觉得时间来不及找不到素材,不知如何下笔,写作成了一件痛苦的事。这时候,我们开始考虑PARA,发现这真是个宝藏。

了解PARA

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PARA是一种简单的数字信息归档方法,它可以支持并帮助你的工作,它能让你在放置信息时准确知道放置的位置,以及在需要信息时能准确查找到信息的位置。PARA率先由生产力专家Tiago Forte开发,是“项目”,“领域”,“资源”和“档案”的首字母缩写。根据此系统,我们可以将每条数字信息放入这些类别之一,然后便可以在所有数字平台上使用四类归档系统。这样,无论我们将它保存在哪个应用程序或系统上,都可以轻松地跟踪和查找所需的内容。

  • 平时的临时笔记和文献笔记,都记录在Resource里面。
  • 如果有计划(感兴趣)新起一个项目但暂时没有截止日期的,在Areas里面新建一个话题,慢慢从Resources里面添加相关信息。
  • 当决定开始项目时,将话题迁移到Projects,然后标明截止日期。
  • 项目完成后存档到Archives。

使用PARA

认清概念

Resources(资源)和Archives(档案)比较简单,需要注意的一件事是弄清Projects(项目)Areas(领域)之间的区别。一个很好的起点是确保我们对每个概念都有一个清晰的认识。

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  • Projects(项目)是我们正在处理的特定事物,具有必需的任务和截止日期。
  • Areas(领域)对我们的工作很重要,但没有最后期限。

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一旦Projects(项目)的截止日期过去,我们就可以继续进行下一个。但是,除非我们能够确定某一项目不再重要,否则永远不能完成。

建立项目清单

当我们很好地了解了项目与区域之间的区别后,就可以开始构建项目列表了。如果还有什么不明白的,根据Forte的说法,写下你的Projects(项目)是最好的开始方式,你可以在列表中包括需要完成和想要完成的事情。

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添加其他部分

接下来,我们在数字工具中添加“Areas(领域) ”,“Resources(资源)”和“Archives(档案)”的部分。在适当的范围可以根据项目的职责范围组织项目。然后,我们可以在“Resources(资源)”部分存储有趣的信息或想法,以便在项目需要时可以快速找到它们。当然,一旦完成,我们就可以在存档中发送信息。

由于我们的Projects(项目)已经规划好了,因此你只会处理特定日期的必要项目。完成这些工作后,我们可以对这些项目所处的职责范围进行一些反思。比如反思你的项目是否符合你的目标和价值观,或者是否需要进行更改以使其符合要求。

同时,即使我们的资源列表和当前进行的项目没有直接关系,资源列表也会使你感兴趣的所有内容保持新鲜和可使用性。这为我们提供了一个存储不立即使用的研究或信息的地方。

最后,存档库是我们已经完成项目的投资组合,每个项目都是“过去式”,但根据项目的创建时间和与之关联的项目,档案库是最容易回忆项目的位置。除了重复使用项目资料外,Archives(档案)还可以用于项目回顾,年度回顾,简历和提案,以供我们“展示工作”
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使用感受

我们也是刚开始使用PARA这一知识管理体系,很多方面我们还没有深入地领悟到,不过就现阶段而言,这无疑是个宝藏模式,可能它不是适合每个人,但是它具有很大的潜力。除了帮助我们保持井井有条之外,自从用了PARA,团队经常反思自己的工作,过一段时间回头看之前写的文章,你会发现当时的很多局限性,因而会越来越明白什么是自己真正应该关注的。再比如我们很多人经常有拖延症,自从在PARA上定下了截止日期,也是在一定程度上推动我们团队前进和成长。总结了PARA的几个显著优点:

  • 通用:能涵盖任何来源的任何信息。
  • 灵活:能够处理各种现在在做的和将来要做的项目和活动。
  • 简单:无需超出最低要求的任何耗时维护、编目、标记或重新整理。
  • 可操作:与任务管理和项目管理方法无缝集成。
  • 跨平台:可与任何应用程序一起使用,包括已存应用在或未来的应用。
  • 以结果为导向:以支持交付有价值的工作为目的来构建信息。
  • 模块化:允许根据当前任务的需求隐藏或揭示不同级别的细节。
  • 机会主义:最好能够在已经完成的工作的基础上进行,而不是占用额外时间。

我们相信这是一个有效的系统,它确确实实提升了我们团队的工作效率,接下来我们会一边使用一边磨合过程中可能产生的一系列问题,不论你是否决定长期使用PARA,它都是值得你一试的。

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